Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Medzi kým je

Štúdio, ktoré prijme podmienky Okami, je prevádzkovateľom osobných údajov svojich klientov a tímu.

Okami je sprostredkovateľ: whydontwe OÜ, spoločnosť s ručením obmedzeným registrovaná v Estónsku (registračný kód 17623076), Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estónsko, hello@withokami.com.

Čo Okami spracúva

Okami odpovedá klientom štúdia, rezervuje, presúva a ruší ich termíny a vedie kalendár štúdia, kým štúdio Okami používa. Keď ich štúdio zapne, Okami posiela jeho klientom aj e-maily po návšteve: otázku, aké to bolo, s hodnotením, ktoré z e-mailovej odpovede prečíta AI, a termíny, keď je čas prísť znova. Ich zapnutie je pokynom štúdia, aby sa posielali.

• Koho údaje: klientov štúdia a jeho tímu.
• Klienti: meno, telefónne číslo, e-mail, ak ho uviedli, preferovaný jazyk, rezervácie, správy na rezervačnej stránke, e-mailom alebo na Instagrame spolu s ID, ktoré im dáva Instagram, hlasové diktovanie a hlasové správy prepísané na text fotky poslané na Instagrame, ktoré si pozrie AI a neuchovávajú sa, a hodnotenia návštev so slovami, ktoré k nim pridali.
• Tím: meno, e-mailová adresa, rola, fotka, ak ju pridajú, a čo sa pýtajú Okami.

Okami nepotrebuje osobitné kategórie údajov, napríklad o zdraví, a štúdio by ich nemalo zadávať.

Len podľa pokynov štúdia

Okami spracúva údaje len na to, aby štúdiu poskytoval Okami. Pokynmi štúdia sú tieto podmienky a to, čo v Okami nastaví: služby, otváracie hodiny, tím a pravidlá. Okami údaje nepoužíva na vlastné účely, nepredáva ich ani s nimi nezobrazuje reklamy.

Ak by pokyn porušoval právo na ochranu údajov, Okami to štúdiu oznámi a pokyn nevykoná. Ak zákon ukladá Okami spracúvať údaje inak, Okami to štúdiu najprv oznámi, pokiaľ to zákon nezakazuje.

Mlčanlivosť

K údajom majú prístup len ľudia, ktorí ich potrebujú na prevádzku Okami, a každý z nich je viazaný mlčanlivosťou.

Bezpečnosť

Okami chráni údaje opatreniami primeranými riziku, okrem iného:

• Šifrovanie pri prenose aj pri uložení.
• Údaje každého štúdia sú v databáze oddelené, takže účet štúdia dosiahne len na tie svoje.
• Prihlásenie jednorazovým kódom poslaným na e-mail člena tímu.
• Limity na počet správ od jedného odosielateľa.
• Prístup vlastných ľudí Okami len tam, kde ho potrebujú.

Okami tieto opatrenia preveruje, ako rastie, a drží ich aspoň na tejto úrovni.

Ďalší sprostredkovatelia

Štúdio povoľuje Okami využívať týchto ďalších sprostredkovateľov, každého viazaného zmluvou o spracúvaní s rovnakou ochranou ako táto:

• Vercel Inc.: prevádzkuje Okami a cez svoj AI Gateway posiela požiadavky AI modelom nižšie (servery v Dubline, Írsko).
• Supabase Inc.: ukladá dáta Okami a stará sa o prihlásenie (servery v Írsku).
• Anthropic PBC: AI model (Claude), ktorý píše odpovede Okami a z e-mailovej odpovede klienta vyčíta hodnotenie, cez AI Gateway od Vercelu (USA).
• OpenAI: prepisuje hlasové diktovanie a hlasové správy klientov na Instagrame na text, cez AI Gateway od Vercelu (USA).
• Resend Inc.: posiela prihlasovacie kódy, e-maily o rezerváciách a e-maily po návšteve a doručuje e-maily medzi klientmi a Okami o ich rezerváciách (servery v Írsku).
• Functional Software, Inc. (Sentry): zbiera hlásenia o chybách zo serverov Okami, aby sme mohli opraviť, čo sa pokazí (servery vo Frankfurte, Nemecko).
• API Hero Ltd (Trigger.dev): riadi a pri zlyhaní opakuje prácu Okami na pozadí, napríklad odpovede na správy a posielanie pripomienok; vidí len interné identifikátory, nikdy nie to, čo klienti napísali (servery vo Frankfurte, Nemecko, so záznamami o každom behu v USA).
• Meta Platforms Ireland Ltd.: doručuje správy na Instagrame medzi klientmi a štúdiami (Írsko).
• ImprovMX: preposiela e-maily poslané na hello@withokami.com do schránky Okami (USA a Európska únia).

Okami pošle majiteľovi štúdia e-mail aspoň 30 dní predtým, ako niektorého pridá alebo vymení, a zmenu uvedie na withokami.com/sk/legal-updates. Štúdio môže v tom čase namietať; ak sa to nepodarí vyriešiť, môže Okami opustiť a jeho údaje sa vymažú ako nižšie. Okami zostáva zodpovedné za to, čo jeho sprostredkovatelia robia.

Údaje mimo EÚ

Ak údaje opúšťajú Európsky hospodársky priestor, deje sa to len na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie alebo rozhodnutia o primeranosti.

Pomoc štúdiu

Keď klient požiada štúdio o prístup k svojim údajom, ich opravu, vymazanie alebo prenos, Okami štúdiu pomôže odpovedať. Ak klient požiada priamo Okami, Okami žiadosť odovzdá štúdiu. Okami tiež pomáha s bezpečnosťou štúdia, hlásením porušení a prípadným posúdením vplyvu, pokiaľ sa týkajú Okami.

Porušenie ochrany údajov

Ak sa osobné údaje stratia, uniknú alebo sa k nim dostane niekto, kto by nemal, Okami to štúdiu oznámi bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od zistenia. Uvedie, čo sa stalo, koho a aké údaje sa to týka, čo s tým robí a na koho sa obrátiť, aby štúdio stihlo svoju vlastnú 72-hodinovú lehotu na nahlásenie.

Keď štúdio odíde

Kým štúdio neodíde, môže požiadať o kópiu svojich údajov. Keď Okami prestane používať, Okami údaje vrátane záloh vymaže do 90 dní, pokiaľ zákon nevyžaduje ich uchovanie.

Preukázanie

Okami poskytne štúdiu informácie, ktoré potrebuje, aby videlo, že sa táto zmluva dodržiava. Štúdio alebo audítor viazaný mlčanlivosťou to môže aj preveriť, raz ročne alebo po porušení, s 30-dňovým predstihom a na náklady štúdia. Píšte na hello@withokami.com.

Právo a zmeny

Táto zmluva sa riadi estónskym právom. Ak sa v otázkach osobných údajov líši od ostatných podmienok Okami, platí táto zmluva.

Keď sa zmení, upravíme túto stránku a jej dátum, zmenu uvedieme na withokami.com/sk/legal-updates a majiteľom štúdií pošleme e-mail aspoň 30 dní predtým, ako začne platiť zmena, ktorá sa ich týka.